podróż służbowa, oddelegowanie

Delegacja, a oddelegowanie – jaka to różnica? Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej i oddelegowania.

Popularna delegacja jest bardzo często mylona z tzw. oddelegowaniem pracownika poza stałe miejsce pracy. Czym zatem te dwa pojęcia się od siebie różnią? Postaram się to właśnie dzisiaj wyjaśnić.

Delegacja, czyli podróż służbowa

Zaczniemy od delegacji czyli podróży służbowej. Jej definicję znajdziemy w § 1. Art. 775 Kodeksu pracy:

 § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Kluczowe w tym przepisie jest pojęcie „zadania służbowego wykonywanego poza stałym miejscem pracy”. Oznacza to, że z typową podróżą służbową mamy do czynienia tylko wówczas gdy zadanie nam zlecone poza naszym stałym miejscem pracy jest incydentalne. Dzieje się tak na przykład gdy pracodawca wyśle nas wyjątkowo do innego miasta na spotkanie z klientem. Mamy za zadanie pojechać tam, omówić zasady współpracy i wrócić. Wiemy również, że takie wyjazdy będą się czasem odbywały, ale nie będziemy w odległym mieście spędzać np. kilku tygodni. Nasza praca bowiem jest wykonywana na stałe w miejscu określonym przez naszą umowę o pracę (więcej na temat umów o pracę i miejsca wykonywania pracy znajdziesz tutaj: Umowy o pracę – czym się charakteryzują) a wyjazdy poza to miejsce to sytuacje wyjątkowe.

Zatem podróż służbowa tzw. delegacja charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

  • na polecenie pracodawcy, tzw. polecenie wyjazdu służbowego,
  • poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
  • aby wykonać jakieś określone dokładnie przez pracodawcę zadanie.

Oddelegowanie

Definicji oddelegowania niestety nie znajdziemy w przepisach prawa pracy. Praktyka jednak pokazuje, że z oddelegowaniem mamy do czynienia gdy pracodawca skieruje nas do wykonywania pracy poza stałe miejsce pracy określone w naszej umowie na dłuższy cza. Aby tak mogło się stać potrzebna jest zmiana tego punktu umowy. Musimy zatem podpisać z pracodawcą porozumienie stron (aneks do umowy) lub pracodawca może nam to miejsce zmienić w trybie wypowiedzenia zmieniającego. W innym wypadku oddelegowanie nie jest możliwe.

Czemu to takie ważne aby określić czy jesteśmy w delegacji czy oddelegowani? A to dlatego, że zależą od tego świadczenia jakie nam się należą w związku z naszym wyjazdem.

Świadczenia z tytułu podróży służbowej (delegacji)

Z tytułu delegacji zgodnie z powołanym wyżej artykułem Kodeksu pracy należy nam się pokrycie kosztów podróży służbowej przez pracodawcę. Świadczenia, które nam przysługują opisane są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Niby Rozporządzenie dotyczy jednostek państwowych i samorządowych niemniej jednak w Kodeksie pracy w przytoczonym już art. 775 mamy informację, że jeżeli w naszych regulaminach i układach zbiorowych w firmie nie ma postanowień dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowych wówczas stosujemy powyższe Rozporządzenie.

Co zatem to rozporządzenie nam zapewnia?

  1. Diety w podróży służbowej

Dieta to zwrot kosztów naszego wyżywienia podczas podróży służbowej. Na terenie Polski aktualna stawka to 30 zł za pełny dzień podróży. Pełną stawkę otrzymamy gdy pracodawca nie zapewnia nam na wyjeździe wyżywienia wcale. Jeżeli któryś z posiłków jest opłacony przez firmę to wówczas dieta ulega zmniejszeniu według następujących zasad:

śniadanie – 25% diety,

obiad – 50% diety,

kolacja – 25% diety.

Jeżeli wybieramy się w delegację za granicę to w myśl rozporządzenia przysługują nam kwoty trochę wyższe niż 30 zł za dzień 🙂 Są one określone w Załączniku do omawianego przez nas rozporządzenia. Załącznik można obejrzeć np. na stronie Sejmu: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. To taka tabelka na końcu Rozporządzenia.

Co ciekawe może zdarzyć się tak, że nie otrzymamy diet z tytułu podróży zagranicznej w określonej tam wysokości. Czemu? Ponieważ §4. Art. 775 Kodeksu pracy stanowi:

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

Oznacza to, że minimum jakie pracodawca musi nam wypłacić z tytułu takiej podróży służbowej to kwota diety przewidzianej dla wyjazdu na terenie Polski, czyli 30 zł. Także, jeżeli nasza firma zawarła odpowiednie regulacje dot. podróży służbowych w regulaminie wynagradzania to możemy nie otrzymać np. 49 € za dzień podróży do Niemiec tylko nasze polskie 30 zł.

Dodatkowo pamiętajmy o tym, że diety otrzymujemy za pełne dni podróży. Co to dokładnie oznacza?

W przypadku gdy nasza podróż krajowa trwa krócej niż dobę, ale wynosi od 8 do 12 godzin, nabywamy prawo do 50% diety, czyli 15 zł, a gdy przekracza ona 12 godzin to dostaniemy wtedy całą dietę – 30 zł

W przypadku podróży zagranicznych jest trochę inaczej, gdy nasza delegacja trwa do 8 godzin uprawnia do 1/3 diety, od 8 do 12 godzin – do połowy diety, a gdy przekracza 12 godzin – do pełnej diety.

Niektórzy powiedzą, że 30 zł jako rekompensata za posiłki z całego dnia to trochę mało, prawda? Spróbujmy zjeść za to śniadanie, obiad i kolację w lokalach np. w Warszawie, będzie trudno 🙂 Dlatego warto zaznajomić z przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w naszej firmie, bo może się okaże, że nasz Zarząd wspaniałomyślnie postanowił płacić nam więcej. Zdarza się tak Moi Drodzy. Sama raz w takiej firmie pracowałam 🙂

Niestety to co dostaniemy ponad ustawowy limit będzie obciążone składkami ZUS i podatkiem, ale cóż lepiej tak niż wcale.

  1. Zwrot za przejazdy i dojazdy w podróży służbowej

W podróż służbową zazwyczaj udajemy się jakimś środkiem transportu. Oczywiście za te przejazdy należy nam się zwrot poniesionych kosztów (jeżeli sami je opłacamy). Może to być zwrot za bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe etc. Możliwa jest również podróż prywatnym samochodem. Wówczas pracodawca (jeżeli wyraził zgodę na taką podróż) zobowiązany jest do zapłaty tzw. „kilometrówki”, czyli kwoty, która stanowi iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawkę tę może ustalić pracodawca, jednak nie może być ona wyższa niż stawka określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). W Rozporządzeniu tym znajdziemy następujące stawki za kilometr przejazdu, zależne od pojemności silnika naszego pojazdu:

– do 900 cm3 wynosi ona 0,5214 zł,

– powyżej 900 cm3 wynosi ona 0,8358 zł.

Jeżeli na miejscu docelowym będziemy się poruszać środkami komunikacji miejskiej to wówczas należeć będzie nam się również zwrot za te przejazdy. Może być on w kwocie faktycznej – na podstawie przedłożonych przez nas dokumentów (np. biletów tramwajowych, autobusowych etc.) lub w formie ryczałtu, który wynosi aktualnie 6 zł na dobę w Polsce (20% dziennej diety), albo 10% diety zagranicznej (w przypadku podróży poza granice naszego państwa). Ryczałt ten nie będzie nam przysługiwał w następujących przypadkach:

– gdy odbywamy podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

– mamy zapewnione bezpłatne dojazdy,

– nie ponosimy kosztów, na pokrycie których jest przeznaczony ryczałt.

  1. Zwrot za noclegi

Podróż krajowa

Zasady rozliczania kosztów za noclegi w podróży krajowej znajdziemy w § 8. powołanego wcześniej Rozporządzenia o podróżach służbowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z dnia 5.02.2013 r.):

  1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

  2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

  3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

  4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

  5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Skracając powyższy paragraf: zazwyczaj otrzymamy zwrot za nocleg na podstawie przedłożonego rachunku, chyba że pracodawca sam za nasz hotel zapłacił wcześniej lub wprowadził jakieś limity kwotowe do przepisów wewnątrzzakładowych lub naszych umów o pracę.

Zwrot za noclegi w podróży zagranicznej

Zasady rozliczania kosztów za noclegi w podróży zagranicznej znajdziemy tym razem w § 16. naszego Rozporządzenia o podróżach służbowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z dnia 5.02.2013 r.):

  1. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

  2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

  3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

  4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Także w skrócie jest bardzo podobnie jak przy podróży krajowej, zazwyczaj należy się nam zwrot za nocleg na podstawie przedłożonego rachunku, chyba że pracodawca zapłacił za nasz hotel wcześniej lub wprowadził stosowne regulacje do regulaminów lub umów o pracę.

  1. Inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeżeli ponieśliśmy jakieś dodatkowe wydatki związane z naszą delegacją to pracodawca również powinien je nam zwrócić. Mogą to być: opłaty za bagaż, za przejazdy autostradami, opłaty za parking oraz wszystko to co było niezbędne w podróży służbowej.

Jak widzicie świadczeń i zwrotów z tytułu podróży służbowej jest dość sporo. Aby je otrzymać po powrocie z wyjazdu należy taką delegację „rozliczyć”. Przedkładamy wówczas stosowne dokumenty do pracodawcy. Zazwyczaj działy HR lub księgowe posiadają specjalne formularze do rozliczania delegacji. Oprócz tego formularza dołączamy wszystkie dowody na poniesione przez nas wydatki.

Świadczenia z tytułu oddelegowania

Jako że w przepisach prawa pracy nie znajdziemy definicji oddelegowania również trudno znaleźć informacje o tym jakie świadczenia nam z tytułu oddelegowania przysługują. Wydaje się, że jeżeli pracodawca postanowił wysłać nas na dłuższy czas np. gdzieś za granicę to powinien czuć się w obowiązku zapewnienia nam np. noclegów. Otóż w tym przypadku wszystko zależy od tego jak umówimy się na zwroty tych kosztów z pracodawcą. Z mocy przepisów nie należą nam się świadczenia takie jak w przypadku podróży służbowej. Zazwyczaj jednak pracodawcy określą dość dokładnie zasady naszego oddelegowania, bowiem w przypadku takiego wyjazdu zagranicznego pojawia się dużo dodatkowych spraw związanych z opłacaniem podatków, składek ZUS i naszego wynagrodzenia na innych zasadach, jest to jednak temat tak obszerny, że poświęcę temu zagadnieniu zupełnie oddzielny wpis.

Mam nadzieję, ze powyższe informacje o podróżach służbowych i oddelegowaniu były dla Was pomocne i od teraz będziecie wiedzieć czy jesteście w delegacji czy może zostaliście oddelegowani 🙂

 

 

 

Interesuje Cię ten temat? Pozostańmy w kontakcie.
Zapisz się na newsletter i w prezencie pobierz poradnik "Jak negocjować podwyżkę?"


 

Print Friendly
  • Kamila Kustra

    SytuAcja.
    Pracuje i mieszkam w miescie A. Nagle pracodawca wysyla mnie do pracy do swojego punku w mieście B. (Jestem matka z 1,5 rocznym dzieckiem). Nie podpisano ze mną żadnego aneksu do umowy,jesli chodzi o zmianę miejsca wykonywanej pracy. Jak mam sie do tego ustosunkowac? Zadac przywrócenia do poprzedniego miejsca pracy czy zwrotu poniesionych kosztow i czasu?(dojazd w jedna strobe trwa godzinę).

    • Rodzic dziecka do lat 4 może odmówić wyjazdów w podróż służbową. Natomiast proszę sprawdzić jak ma Pani określone w umowie miejsce pracy. Możliwe, że wcale nie jest tam wymieniony konkretny punkt z adresem, a np. informacja o tym, że miejscem pracy mogą być różne punkty na danym obszarze. Jeżeli tak jest to wówczas nie może Pani skorzystać z uprawnienia do odmowy wyjazdu służbowego.